Como Funciona o Processo de Aprovação no SAP Business One

O processo de aprovação no SAP Business One é uma ferramenta essencial para os departamentos que necessitam de uma estrutura organizada e controlada na autorização de documentos de marketing, como pedidos de compra e venda. Esse recurso visa simplificar e otimizar a gestão interna, garantindo que documentos críticos passem por uma validação de gerentes ou membros sêniores antes de seguirem o fluxo normal.

Como funciona:

O processo inicia quando um colaborador, o criador do documento, adiciona um novo esboço no SAP. Um pedido de aprovação é automaticamente encaminhado, por meio de mensagem interna, ao gerente ou membro sênior responsável pela autorização, conforme as configurações pré estabelecidas. Essas mensagens internas desempenham um papel fundamental ao informar criadores e autorizadores sobre o status dos documentos e eventuais alterações.

É importante salientar que nem todos os pedidos são automaticamente submetidos ao processo de aprovação. Para que isso ocorra, é necessário que o autor do documento esteja associado a um 'Modelo de Autorização'. Este modelo é uma configuração que especifica quais critérios e condições devem ser atendidos para que um pedido seja encaminhado para aprovação, delineando claramente quem são os responsáveis por essa etapa e em quais circunstâncias ela deve ser acionada.

Etapas do Processo

Criação do Documento: Quando um documento sujeito à aprovação é criado, o originador é notificado da necessidade de aprovação, e o documento é salvo como esboço.

Aprovação ou Recusa: O autorizador recebe uma notificação de um documento em esboço que aguarda aprovação. Ele pode aprovar ou recusar o documento diretamente na Lista de Mensagens/Alertas.

Se aprovado, o criador é informado, e o esboço pode ser convertido em um documento de marketing.

Se recusado, o criador recebe uma notificação, e o esboço não pode ser convertido em documento de marketing. O procedimento de aprovação pode ser cancelado, ou o documento pode ser corrigido e reiniciado no processo.

Finalização do Processo: Com a aprovação final, o originador converte o esboço aprovado em um documento normal.

É importante ressaltar que, após o documento ter sido aprovado, ninguém deve alterar os seguintes aspectos do documento:

1. Não mexa nos produtos do pedido

   1. Não adicione ou remova os produtos do pedido.

   2. Não altere a quantidade de produtos no pedido.

   3. Não altere os descontos na linha do pedido.

2. Não altere o cliente do pedido

   1. Não altere o endereço de entrega ou cobrança.

3. Não altere nada que mexa nos valores do pedido

   1. Não mexa nos valores de frete.

   2. Não aumente ou diminua o valor do desconto.

   3. Não altere nada que possa fazer os impostos serem reajustados.

Se precisar alterar qualquer uma dessas informações após o pedido ter sido aprovado, cancele o pedido e altere o esboço. Feito isso, edite e envie o esboço novamente para aprovação.

Relatórios de Acompanhamento

O SAP Business One oferece dois relatórios que auxiliam os utilizadores do sistema a visualizar os pedidos do fluxo de aprovação, são eles:

Relatório de Status de Aprovação: Destinado ao originador, fornece uma visão geral dos documentos em rascunho no processo de aprovação.

Relatório de Decisão de Aprovação: Voltado ao autorizador, possibilita o acompanhamento das decisões de aprovação.

Esses relatórios permitem aos usuários autorizados rastrearem e gerenciarem documentos em rascunho, garantindo a transparência e conformidade no processo de aprovação do SAP Business One.

Principais vantagens do Processo de Aprovação

• Eleva a precisão na gestão de pedidos, mitigando a possibilidade de erros críticos em documentos vitais para as operações da empresa.

• Aprimora significativamente a agilidade operacional, proporcionando uma tramitação eficiente que economiza tempo e recursos, permitindo foco em atividades estratégicas.

• Reforça a conformidade organizacional, assegurando não apenas alinhamento com procedimentos internos, mas também a conformidade rigorosa com as regulamentações externas, fortalecendo a credibilidade da empresa.

• Proporciona uma rastreabilidade minuciosa e histórico detalhado, permitindo uma visão abrangente da evolução dos documentos, facilitando auditorias, análises e melhor tomada de decisões.

Em síntese, o Processo de Aprovação no SAP Business One representa um alicerce robusto para a gestão eficaz de documentos no ambiente corporativo. Ao focar na precisão, agilidade, conformidade e rastreabilidade, esse recurso não apenas otimiza as operações diárias, mas também fortalece a integridade da informação no sistema, desempenhando um papel crucial para alcançarmos a excelência operacional.

Aprenda mais sobre esse recurso!

Processo de Aprovação (SAP) 

Playlist Aprovações SAP Business One (Richard Grein)